M1｜什麼是個人 AI 工作流

一、本單元學習目標

完成本單元後，你將能夠：

1. 理解個人 AI 工作流

知道 AI 工作流不是單次問答，而是一套可以重複執行的工作流程。

2. 看懂工具分工

理解 GPTs / Gemini、Google Sheet、Apps Script、Email、圖表在流程中的角色。

3. 找到自己的高耗時任務

能對照公司九大需求，找出自己工作中最適合自動化的任務。

4. 建立工作流思維

能用「資料來源 → AI 整理 → Sheet 管理 → 自動化 → 輸出」描述一項工作。

二、個人 AI 工作流的核心觀念

個人 AI 工作流，就是把你每天重複做的工作，拆成固定步驟，讓 AI 和自動化工具協助你完成其中一部分。

不是這樣：

「想到什麼就問 AI 一次，問完就結束。」

而是這樣：

「把一件常常重複的工作，設計成一條可以反覆使用的流程。」

講師提示： 這裡要讓學員理解，AI 工作流的重點不是工具數量，而是工作是否能被標準化、重複使用與持續改善。

三、個人 AI 工作流五段式架構

本課程會使用以下五段式架構，帶你建立一條可以落地的工作流。

1

資料來源

PDF、Excel、Email、會議紀錄、SFT 途程單、表單資料。

2

AI 整理

用 GPTs / Gemini 萃取欄位、摘要重點、分類任務。

3

Sheet 管理

把資料放進 Google Sheet，建立可查詢、可統計的資料表。

4

自動化

用 Apps Script 自動產表、寄信、更新狀態、產生提醒。

5

輸出成果

產生檢查表、通知信、圖表、看板、日報或週報。

四、課程示範案例：SFT 途程單到自主檢查表

本課程會用一個製造業實際案例，示範如何把文件資料變成可自動化流程。

流程階段	工具	要做的事	產出
資料來源	SFT 途程單 PDF / Excel	取得製令編號、品名、規格、數量、加工順序、製程名稱。	原始資料
AI 整理	GPTs / Gemini	把 PDF 或文字整理成表格欄位。	結構化資料表
Sheet 管理	Google Sheet	建立資料表、狀態欄位、通知信箱、產表狀態。	可被自動化讀取的資料表
自動化	Google Apps Script	依照每一道加工順序，自動產生一張自主檢查表。	多張檢查表
輸出成果	Gmail / Google Sheet 圖表	寄出通知信，統計已產生與未產生數量。	通知信與統計圖表

關鍵觀念： AI 負責協助整理資料，Google Sheet 負責管理資料，Apps Script 負責執行自動化。

五、公司九大需求如何對應個人工作流？

每位學員可以從公司已提出的九大需求中，找到與自己最相關的高耗時任務。

九大需求主題	可能的個人高耗時任務	可轉成的 AI 工作流
SFT 途程單轉自主檢查表	人工複製製令、製程、品名、數量，逐張建立檢查表。	AI 整理欄位 → Sheet 管理 → GAS 自動產表。
生產進度與物料流向透明化	每天打電話確認訂單進度、外發狀態、下一站是否可作業。	共用進度表 → 狀態更新 → 自動提醒下一關。
產值、工時與效率資料整理	每日整理各站產值、各組別工時與異常項目。	SFT Excel → Sheet 統計 → AI 產生管理摘要。
協辦、採購與模具進度追蹤	人工詢問協辦單、需求單、採購單、模具目前進度。	追蹤表 → 到期提醒 → AI 週報摘要。
財務單據與收款整理	人工比對收款單、銀行入帳、發票與零用金資料。	資料匯入 → Sheet 比對 → 未沖帳提醒。
制度文件與培訓知識庫	反覆查詢員工手冊、職責說明、培訓規章。	文件整理 → AI 知識庫 → 問答與摘要。

六、小練習：把你的工作改寫成 AI 工作流

請選一項你工作中最常重複、最耗時、最容易漏追的任務，依照下面格式填寫。

我的工作流題目

我想把從改成以達成。

範例

我想把 「SFT 途程單產生自主檢查表」
從 「人工複製欄位、逐張建立 Excel」
改成 「Google Sheet 欄位對應 + GAS 自動產表」
以達成 「減少重複填寫與格式錯誤」。

我的高耗時任務	資料來源	AI 可以幫忙什麼	Google Sheet 管理什麼	Apps Script 可自動化什麼	最後輸出成果
例：SFT 轉自主檢查表	SFT 途程單	萃取欄位	製令、製程、數量、狀態	自動產表、寄信	自主檢查表

七、本單元重點整理

重點 1

AI 工作流不是單次問答，而是可重複使用的流程。

重點 2

AI 適合整理資料，但自動化需要穩定的欄位與規則。

重點 3

Google Sheet 是工作流的資料中心。

重點 4

Apps Script 可以把重複產表、寄信、更新狀態等工作自動化。

下一單元預告： 我們將從公司九大需求中，找出每位學員自己的高耗時任務，並選出最適合今天實作的工作流題目。

什麼是個人 AI 工作流？