從 PDF / 文件整理到可自動化資料表

一、本單元你會完成什麼？

本單元結束前，你要完成一份可以作為自動化基礎的 Google Sheet 資料表。

二、這一段工作流在整堂課的位置

M3-M4 是整條個人 AI 工作流的資料基礎：AI 先把資料整理乾淨，Google Sheet 再把資料變成可管理、可查詢、可自動化的格式。

三、操作總流程：請照這個順序完成

四、為什麼文件要先整理成表格？

多數工作資料一開始都不是乾淨的資料表，而是散落在 PDF、Email、Word、Excel 或紙本文件中。 AI 的第一個任務，是幫我們把這些資料整理成「欄位明確」的表格。

五、M3 操作：用 GPTs / Gemini 將文件整理成表格

1. 開始前，請先準備一份文件

請從你的工作中選一份實際資料，例如：

• SFT 途程單 PDF
• 會議紀錄
• 協辦進度資料
• 財務收款清單
• 制度文件或 SOP

2. 整理 SFT 途程單的 Prompt 範例

將 SFT 途程單 PDF 或文字內容提供給 GPTs / Gemini 後，可使用以下 Prompt：

請幫我從以下文件內容中整理成表格。

請輸出欄位：
1. 製令編號
2. 品號
3. 品名
4. 規格
5. 預計產量
6. 加工順序
7. 製程代號
8. 製程名稱
9. 製程敘述
10. 預計開工日
11. 預計完工日

請用表格輸出，方便我複製到 Google Sheet。
如果某欄位找不到，請填寫「待確認」。
請不要自行補不存在的資料。
請保持欄位名稱固定，不要任意更改欄位名稱。

以下是文件內容：
【貼上文件內容或上傳 PDF 後請 AI 讀取】

3. 整理一般任務 / 協辦進度的 Prompt 範例

請幫我把以下文字整理成任務追蹤表。

請輸出欄位：
1. 任務來源
2. 任務內容
3. 負責人
4. 截止日
5. 優先級
6. 目前狀態
7. 下一步
8. 需要通知的人
9. 通知信箱
10. 備註

如果資訊不足，請填「待確認」。
請保持欄位名稱固定，方便我貼到 Google Sheet。
請不要自行補不存在的資料。

資料如下：
【貼上文字內容】

4. AI 整理後，你要檢查什麼？

六、M4 操作：建立可被自動化讀取的 Google Sheet

Google Sheet 在這條工作流中扮演「資料中心」角色。AI 整理好的資料，必須放進結構穩定的 Sheet，Apps Script 才能讀取與執行自動化。

1. 以 SFT 途程單 → 自主檢查表為例

2. 建議的 Google Sheet 欄位範本

七、設定狀態欄位下拉選單

為了避免每個人輸入不同文字，建議將狀態欄位設定為下拉選單。 這樣後續 Apps Script 才能穩定判斷資料狀態。

八、給人看的欄位 vs 給程式用的欄位

設計 Google Sheet 時，不只要考慮人員閱讀，也要考慮後續自動化工具如何判斷。

九、認識 Apps Script 如何寄信通知

Apps Script 可以讀取 Google Sheet 中的每一列資料，根據條件判斷是否要寄信，並使用 Gmail / MailApp 將通知寄給指定收件人。

1. 寄信自動化的白話流程

2. 通知信可以用在哪些情境？

3. 簡化版寄信概念碼

實作時，你可以先使用課程提供的程式範本，不需要從零開始寫程式。 你的重點是看懂欄位如何對應，並學會調整收件人、信件主旨與信件內容。

function sendSheetNotice() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const sheet = ss.getSheetByName('資料表');
  const data = sheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const orderNo = data[i][0];        // 製令編號
    const productName = data[i][2];    // 品名
    const processName = data[i][6];    // 製程名稱
    const recipient = data[i][8];      // 通知信箱
    const generateStatus = data[i][9]; // 產表狀態
    const noticeStatus = data[i][10];  // 通知狀態

    if (generateStatus === '已產生' && noticeStatus !== '已通知') {
      const subject = '【自主檢查表通知】' + orderNo + ' / ' + processName;
      const body =
        '您好：\n\n' +
        '以下自主檢查表已建立完成，請確認。\n\n' +
        '製令編號：' + orderNo + '\n' +
        '產品名稱：' + productName + '\n' +
        '製程名稱：' + processName + '\n\n' +
        '請至 Google Sheet 查看詳細內容。\n';

      MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);
      sheet.getRange(i + 1, 11).setValue('已通知');
    }
  }
}

十、建立好的 Google Sheet 如何被寄送或分享？

Apps Script 不一定是「把整份 Google Sheet 附件寄出去」。 更常見的做法，是寄出通知信與 Google Sheet 連結，讓相關人員點開查看最新版資料。

通知信內容建議格式

主旨：【自主檢查表已建立】製令 A511-1150630009

內容：
您好，

以下製令的自主檢查表已建立完成：

製令編號：A511-1150630009
產品名稱：CB-二管直角立式吊架
製程名稱：手工焊接
數量：100 PCS

請點選以下連結查看：
【Google Sheet 連結】

若資料有誤，請回覆資訊組確認資料來源。

十一、學員練習：完成自己的可自動化資料表

十二、完成前檢查清單

在進入下一單元前，請確認你的資料表至少符合以下條件：

十三、常見錯誤與修正方式

十四、本單元重點整理