自動產生自主檢查表，並寄送通知信

一、本單元你會完成什麼？

本單元結束前，你會完成一次從 Google Sheet 自動產生自主檢查表，並寄出測試通知信的完整流程。

二、認識本單元要產出的自主檢查表

本單元的目標，是讓 Apps Script 依照資料表中的每一筆製程資料，自動產生一張「首件 / 自主檢查記錄表」。

課堂提供的 自主檢查表.xlsx 會作為模板使用。Apps Script 會先複製模板，再把資料表中的製程、製造批號、產品名稱、數量等資料填入指定位置。

三、開始前準備清單

開始操作 Apps Script 之前，請先確認你已經準備好以下內容。

四、操作總流程：請照這個順序完成

五、Apps Script 在本單元扮演什麼角色？

Apps Script 就像一位「照規則辦事的行政助理」：它不會自己設計流程，但只要資料欄位、模板位置與通知條件清楚，它就可以重複執行。

六、自動產表核心流程

本課程以「SFT 途程單 → 首件 / 自主檢查記錄表」為範例。每一道加工順序，對應一張自主檢查表。

七、自動產表前，資料表必須準備哪些欄位？

自動化不是從寫程式開始，而是從欄位設計開始。以下欄位建議放在「資料表」頁籤。

八、將自主檢查表 Excel 匯入 Google Sheet

課堂提供的「自主檢查表.xlsx」中包含「首件檢查表」頁籤。本單元會將這張表作為 Apps Script 複製用的模板。

九、模板儲存格對應表

Apps Script 會把資料表中的欄位，填入自主檢查表模板的指定儲存格。請確認你的模板儲存格位置固定，並與下方對應表一致。

注意：下方儲存格位置為課堂練習建議位置。若你匯入 Excel 後版面位置不同，請依實際模板位置調整程式中的 getRange。

十、哪些欄位自動填？哪些欄位保留給現場填？

十一、打開 Apps Script 並貼上自動產表程式

十二、學員實作：自動產生自主檢查表程式

以下程式碼是本單元的練習範本。你不需要背語法，也不需要從零寫程式。 請先照步驟貼上並執行，再觀察程式如何讀取 Google Sheet、複製模板、填入欄位、回寫連結與更新狀態。

function generateInspectionSheets() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const dataSheet = ss.getSheetByName('資料表');
  const templateSheet = ss.getSheetByName('模板');

  if (!dataSheet) {
    throw new Error('找不到「資料表」頁籤，請確認頁籤名稱是否正確。');
  }

  if (!templateSheet) {
    throw new Error('找不到「模板」頁籤，請確認自主檢查表模板是否已改名為「模板」。');
  }

  const data = dataSheet.getDataRange().getValues();

  // 從第 2 列開始讀，因為第 1 列是欄位名稱
  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const orderNo = data[i][0];          // A欄：製令編號
    const itemNo = data[i][1];           // B欄：品號
    const productName = data[i][2];      // C欄：品名
    const spec = data[i][3];             // D欄：規格
    const qty = data[i][4];              // E欄：預計產量
    const processSeq = data[i][5];       // F欄：加工順序
    const processName = data[i][6];      // G欄：製程名稱
    const machine = data[i][7];          // H欄：機台
    const operator = data[i][8];         // I欄：操作員
    const generateStatus = data[i][11];  // L欄：產表狀態

    // 如果已產生，跳過，避免重複產表
    if (generateStatus === '已產生') {
      continue;
    }

    // 若必要欄位缺漏，標記錯誤
    if (!orderNo || !productName || !processName) {
      dataSheet.getRange(i + 1, 12).setValue('產生失敗'); // L欄
      dataSheet.getRange(i + 1, 16).setValue('製令編號、品名或製程名稱缺漏'); // P欄
      continue;
    }

    // 複製模板
    const newSheet = templateSheet.copyTo(ss);

    // 建立新工作表名稱：製令_加工順序_製程
    let newSheetName = orderNo + '_' + processSeq + '_' + processName;
    newSheetName = newSheetName.replace(/[\\\/\?\*\[\]]/g, '_').substring(0, 90);
    newSheet.setName(newSheetName);

    // 將資料填入自主檢查表模板
    // 注意：以下儲存格位置請依你的實際模板調整
    newSheet.getRange('N2').setValue(new Date());                    // 日期
    newSheet.getRange('B4').setValue(machine);                       // 機台
    newSheet.getRange('D4').setValue(processName);                   // 製程
    newSheet.getRange('F4').setValue(orderNo);                       // 製造批號
    newSheet.getRange('I4').setValue(productName + ' / ' + spec);    // 產品名稱
    newSheet.getRange('Q4').setValue(qty);                           // 數量
    newSheet.getRange('Q30').setValue(operator);                     // 操作員，可依實際位置調整

    // 回寫檢查表連結
    const sheetUrl = ss.getUrl() + '#gid=' + newSheet.getSheetId();
    dataSheet.getRange(i + 1, 12).setValue('已產生');    // L欄：產表狀態
    dataSheet.getRange(i + 1, 13).setValue(sheetUrl);    // M欄：檢查表連結
    dataSheet.getRange(i + 1, 16).setValue('');          // P欄：清空錯誤訊息
  }
}

十三、第一次執行 Apps Script 與授權

十四、自動產表後要檢查什麼？

十五、M6 核心流程：自動寄送通知信

當自主檢查表產生完成後，不需要再靠人手動通知。Apps Script 可以依照資料表中的信箱、產表狀態與通知狀態，自動寄出通知。

十六、通知信不是越多越好：先設計寄信規則

自動寄信的目的，是減少人工追問，不是增加訊息干擾。設計前請先回答以下問題。

十七、用測試信箱寄出第一封通知信

十八、學員實作：自動寄送通知信程式

這段程式會讀取「資料表」中的通知信箱、產表狀態、通知狀態與檢查表連結。當檢查表已產生且尚未通知時，系統會寄出 Email，並回寫通知狀態與最後通知時間。

function sendInspectionNotice() {
  const ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet();
  const dataSheet = ss.getSheetByName('資料表');

  if (!dataSheet) {
    throw new Error('找不到「資料表」頁籤，請確認頁籤名稱是否正確。');
  }

  const data = dataSheet.getDataRange().getValues();

  for (let i = 1; i < data.length; i++) {
    const orderNo = data[i][0];          // A欄：製令編號
    const productName = data[i][2];      // C欄：品名
    const spec = data[i][3];             // D欄：規格
    const qty = data[i][4];              // E欄：預計產量
    const processName = data[i][6];      // G欄：製程名稱
    const recipient = data[i][10];       // K欄：通知信箱
    const generateStatus = data[i][11];  // L欄：產表狀態
    const sheetUrl = data[i][12];        // M欄：檢查表連結
    const noticeStatus = data[i][13];    // N欄：通知狀態

    if (generateStatus === '已產生' && noticeStatus !== '已通知') {
      if (!recipient) {
        dataSheet.getRange(i + 1, 14).setValue('通知失敗'); // N欄
        dataSheet.getRange(i + 1, 16).setValue('通知信箱空白'); // P欄
        continue;
      }

      const subject = '【自主檢查表產生完成】製令 ' + orderNo + ' / ' + processName;

      const body =
        '您好：\n\n' +
        '以下自主檢查表已產生完成，請確認。\n\n' +
        '製令編號：' + orderNo + '\n' +
        '產品名稱：' + productName + ' / ' + spec + '\n' +
        '製程名稱：' + processName + '\n' +
        '數量：' + qty + '\n\n' +
        '檢查表連結：\n' +
        sheetUrl + '\n\n' +
        '請依現場實際檢查結果填寫尺寸、外觀、自主檢查、異常狀況與處理結果。\n\n' +
        '若資料有誤，請回覆資訊組或資料維護窗口確認。\n';

      MailApp.sendEmail(recipient, subject, body);

      dataSheet.getRange(i + 1, 14).setValue('已通知');   // N欄：通知狀態
      dataSheet.getRange(i + 1, 15).setValue(new Date()); // O欄：最後通知時間
      dataSheet.getRange(i + 1, 16).setValue('');         // P欄：清空錯誤訊息
    }
  }
}

十九、程式碼閱讀指南：你只需要先看懂這幾個地方

二十、學員練習 1：設計你的自動產表欄位

請選擇自己部門的一個高耗時任務，思考如果要讓 Apps Script 自動處理，資料表至少需要哪些欄位。

二十一、學員練習 2：設計你的通知信規則

請不要先寫程式，先把通知規則設計清楚。

二十二、常見錯誤與排除方式

二十三、導入前檢查清單

在正式讓 Apps Script 自動產表或寄信前，請先檢查以下項目。

二十四、學員完成檢核表

完成 M5-M6 後，請確認你已經做到以下事項。

二十五、本單元重點整理