M3-M4
文件結構化與自動化資料表
時間
00:40–01:35
形式
示範＋實作
主題
GPTs / Gemini：將 PDF / 文件整理成表格；Google Sheet：建立可被自動化的資料表
產出
結構化資料表、可被自動化的 Google Sheet 資料表模板
學習目標
- 學會用 GPTs / Gemini 讀取文件內容
- 將 PDF、表單、文字資料整理成表格
- 知道如何要求 AI 輸出固定欄位格式
- 將 AI 整理出的資料放入 Google Sheet
- 建立適合 Apps Script 讀取的資料表
- 理解欄位名稱、欄位順序與狀態欄位的重要性
操作任務
第一階段：文件結構化
- 1上傳或貼上文件內容
- 2使用 Prompt 要求 AI 擷取欄位
- 3將內容整理成表格
- 4檢查欄位是否完整、資料是否一致
第二階段：建立可自動化資料表
- 1建立 Google Sheet
- 2建立「資料表」頁籤
- 3設定欄位名稱
- 4設定狀態欄位
- 5檢查是否有空白欄位或不一致資料
資料表欄位範例
建議欄位名稱與順序固定，狀態欄位使用統一選項，方便 Apps Script 讀取與自動化。
1製令編號2品名3規格4預計產量5加工順序6製程名稱7狀態8負責人9通知信箱10產表狀態11預計完工日12最後更新時間
學員操作手冊
M3-M4 學員操作手冊（品牌版）
從文件整理到可自動化資料表的完整步驟手冊。
完成檢核
- 我已成功產出一份結構化表格
- 我知道如何修正 AI 擷取錯誤
- 我已建立 Google Sheet 資料表模板
- 頁籤名稱為「資料表」
- 欄位名稱與順序固定
- 狀態欄位有統一選項
- 我能說明欄位固定的重要性